年會(huì)活動(dòng)策劃中的迎賓方式預(yù)先為活動(dòng)定下了基調(diào)?；顒?dòng)并不是從客人步入會(huì)場(chǎng)的那一刻才算開(kāi)始，而是從客人到達(dá)會(huì)場(chǎng)門(mén)口或者到達(dá)指定停車處時(shí)，活動(dòng)就已經(jīng)在進(jìn)行中了?？腿讼萝嚂r(shí)的天氣情況、通往會(huì)場(chǎng)的路面狀況以及客人到達(dá)會(huì)場(chǎng)的第一印象等都需要年會(huì)活動(dòng)策劃人員進(jìn)行預(yù)先計(jì)劃，并進(jìn)行相應(yīng)的安排。
     首先年會(huì)活動(dòng)的迎賓工作可以采用演奏迎賓曲的形式，體現(xiàn)出獨(dú)特的迎賓場(chǎng)面——既可以是簡(jiǎn)中有細(xì)、粗中見(jiàn)雅的小場(chǎng)面，也可以是轟動(dòng)震撼的大場(chǎng)面。迎賓工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都要和時(shí)間安排與物流要求（包括活動(dòng)會(huì)場(chǎng)、供應(yīng)商和客戶三方面）配合得天衣無(wú)縫，而且還要兼顧成本與創(chuàng)意。這些情況適用于接機(jī)、酒店與度假酒店的迎賓工作以及單一活動(dòng)或多元活動(dòng)（例如會(huì)獎(jiǎng)活動(dòng)）的迎賓工作。
      迎賓工作要考慮加入激發(fā)活力的元素。迎賓都可以采取哪些形式？要給客戶什么樣的感覺(jué)？迎賓的方式應(yīng)該能夠激起嘉賓對(duì)活動(dòng)的渴望，而不該只是單調(diào)乏味、普普通通的走進(jìn)會(huì)場(chǎng)。要讓客人在到達(dá)后的第一印象里就體會(huì)到與眾不同，感覺(jué)到周圍令人興奮的氣氛?？梢哉{(diào)動(dòng)客人情緒、激發(fā)客人興趣的方法數(shù)不勝數(shù)。

例如某年會(huì)活動(dòng)策劃公司就曾經(jīng)成功地使用低價(jià)的照明設(shè)備，通過(guò)將燈光照在了提前設(shè)計(jì)的電板磚上，從而設(shè)計(jì)出了通向主會(huì)場(chǎng)的移動(dòng)路標(biāo)。這種圖案片是用金屬或玻璃剪制成所需要的圖案，并用照明設(shè)備（聚光燈）將圖案投射到物體表面上。這些物體可以是墻面、舞池、天花板或者帷幕，而投射出的圖案動(dòng)靜皆宜。此外音樂(lè)和一些娛樂(lè)特效也可以預(yù)先讓客人感受到活動(dòng)的精彩。
      如果是在外地或者國(guó)外舉辦活動(dòng)，接機(jī)的方式尤其要做到別出心裁。要向當(dāng)?shù)芈糜尉肿稍冏畹唾M(fèi)用的接機(jī)標(biāo)準(zhǔn)或促銷型的免費(fèi)接機(jī)標(biāo)準(zhǔn)都包括哪些活動(dòng)。較為常見(jiàn)的接機(jī)安排是聘請(qǐng)當(dāng)?shù)氐臉?lè)隊(duì)為等候辦理出入境手續(xù)的客人演奏樂(lè)曲以示歡迎，同時(shí)可以掛出歡迎橫幅，并提供當(dāng)?shù)氐娘嬈贰?br />      然而成都成都年會(huì)策劃公司認(rèn)為迎賓工作并不是年會(huì)活動(dòng)正式開(kāi)始的第一步，第一步應(yīng)該從客戶還沒(méi)有離開(kāi)公司的時(shí)候就已經(jīng)開(kāi)始了。需要做的工作例如需要為客人準(zhǔn)備行李車，如果不違反機(jī)場(chǎng)規(guī)定，還可以為客人預(yù)訂備有茶點(diǎn)的私人休息室。盡量安排客人提前登機(jī)和集中就座。這樣不僅你的客人可以坐在一起，而且對(duì)其他乘客也有好處，因?yàn)樗麄冊(cè)陲w行途中可以免受兩邊人交談的打擾。