問：客人到達(dá)時，活動會議場地的周邊一帶環(huán)境怎么樣？
      答：首先活動策劃人員需要先設(shè)想一下活動會場會為客人帶來什么樣的第一印象。他們會有什么樣的所見所聞以及所感？如果要安排乘船夜游的時候，不能只看船的外表，這固然十分重要，但是也要注意碼頭周圍的環(huán)境。通往旅游船的路是不是通暢？道路上是否有滿地的貨物或別的路障？是否存在還沒清理的垃圾？是否有頂篷？這些需要考慮的問題同樣也適用于全球任何地方的任何場所，不論是活動會場還是度假酒店。一家全新的美輪美奐的度假酒店開張營業(yè)，酒店所處的區(qū)域?yàn)榱舜蛟炀方侄饸Я似婆f廢棄的樓房。然而精品打造是一個漫長的過程，期間酒店經(jīng)常受到流浪者的滋擾，他們給泳池沙灘區(qū)設(shè)置了大門，并提高了安保設(shè)施，然而這些今外地客人對安全問題更加感到擔(dān)心。
      活動策劃人員還需要謹(jǐn)記在去查看的船只不一定停泊在它通常起航的碼頭。核實(shí)它要起航的碼頭，并查看其周圍環(huán)境的情況。安排備選的接站地點(diǎn)時，（轉(zhuǎn)移船只的費(fèi)用需要計入預(yù)算）也要進(jìn)行這些核查工作。在游船活動的前一日去查看碼頭，并安排清理雜物。了解需要遵守的限制規(guī)定，并為可能出現(xiàn)的惡劣天氣做好防備措施。

問：到達(dá)活動會場采用何種方式？是不是有一些與眾不同的出席方式？
      答：有的時候?yàn)榛顒訝I造氣氛的不僅僅是會場入口的布置，還有到達(dá)目的地的方式。要是要去沿海地區(qū)岸的酒店餐廳，那麼就會有兩類線路供大家進(jìn)行挑選?？旖萋肪€是取道島中心去酒店，而觀光路線是取道東海岸。沿著海岸線的觀光路線雖然繞遠(yuǎn)，但是沿途可以欣賞到加勒比藍(lán)色海水的秀美景色。路線的選擇取決于航班抵達(dá)的時間，如果航班是晚上抵達(dá)，海洋的美景已經(jīng)無法欣賞，那就選擇快捷路線去往酒店，而在送機(jī)時再選擇觀光路線，以便讓客人在臨別前最后看一眼海島如詩如畫的景色。如果航班是早晨抵達(dá)，則選擇的路線和前面的情況剛好相反。如果客戶都不趕時間，來回都可以選擇觀光路線。
      問：活動會場是否方便下車？
      答：活動策劃人員在對活動會場進(jìn)行實(shí)地考察時，要了解客人與供應(yīng)商進(jìn)入會場所走大門的情況。不論是供應(yīng)商卸貨、參加活動的客人讓同伴在前門下車，還是客人帶著行李從巴士或豪華車上下來，下車的便利性都是十分重要的。確保進(jìn)入活動會場要方便，并且可以滿足所有特殊要求。要是天氣不好，客人帶來的同伴需要在正門下車，而此時又正值交通高峰期，那麼在開車門時要分外的小心，可以考慮請人來指揮交通。