在會(huì)議活動(dòng)策劃的工作中如何做好會(huì)前的籌備？
（一）會(huì)議總體方案制訂
會(huì)議活動(dòng)策劃方案一般由以下內(nèi)容組成：會(huì)議名稱、背景（導(dǎo)入）、宗旨（指導(dǎo)思想）、議題（主題與專題）、議程（時(shí)間、地點(diǎn)、流程），組織機(jī)構(gòu)（舉辦單位、大體分工），與會(huì)人員（規(guī)模、代表構(gòu)成），經(jīng)費(fèi)預(yù)算（支出項(xiàng)目、來(lái)源）、宣傳安排（會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后），會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議成果運(yùn)用、會(huì)務(wù)進(jìn)度安排、其他事項(xiàng)說(shuō)明（主講嘉賓簡(jiǎn)介、特邀領(lǐng)導(dǎo)介紹、會(huì)議場(chǎng)地要求等）。
（二）會(huì)務(wù)公司的選擇與人員配備
會(huì)議一般設(shè)會(huì)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組成員由會(huì)議舉辦單位領(lǐng)導(dǎo)掛名，便于進(jìn)行動(dòng)員、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。下設(shè)若干會(huì)務(wù)工作小組，各工作小組的設(shè)置及分工根據(jù)會(huì)議的規(guī)模大小、規(guī)格高低、時(shí)間長(zhǎng)短及內(nèi)容安排來(lái)確定。通常500人以上的會(huì)議，可設(shè)秘書(shū)、聯(lián)絡(luò)、宣傳、保衛(wèi)、內(nèi)務(wù)、外勤、后勤服務(wù)等工作小組，每小組配備工作人員4-7名（工作人員的總數(shù)，一般可比照會(huì)議參會(huì)代表人數(shù)，并兼顧工作效率，按4%~7%的比例配置）；200 ~500人的會(huì)議，可設(shè)秘書(shū)（材料、宣傳），內(nèi)務(wù)（報(bào)到、后勤服務(wù)），外勤（聯(lián)絡(luò)、接待、保衛(wèi)）等工作小組，每小組配備工作人員3~9名（工作人員可按參會(huì)代表總數(shù)5%~8%的比例配置，代表人數(shù)遞增，工作人員的配備比例遞減）；50 ~200人的會(huì)議，可設(shè)秘書(shū)、會(huì)務(wù)兩個(gè)工作小組，每小組配備工作人員2-8名（工作人員總數(shù)可按參會(huì)代表人數(shù)6%~9%的比例配置，代表人數(shù)遞減，工作人員的配備比例遞增）。各工作小組的工作量相對(duì)飽和，組與組之間分工明晰、權(quán)責(zé)匹配、信息對(duì)稱、運(yùn)轉(zhuǎn)同步、相互補(bǔ)位、無(wú)縫銜接。

（三）會(huì)務(wù)工作進(jìn)度安排
為了有條不紊地推進(jìn)工作，必須編制進(jìn)度安排表，對(duì)所有會(huì)務(wù)工作進(jìn)行規(guī)劃、統(tǒng)籌、部署，也便于領(lǐng)導(dǎo)掌握、控制和監(jiān)督。
（1）會(huì)議前的3-4個(gè)月內(nèi)（國(guó)際會(huì)議為會(huì)前的7~10個(gè)月內(nèi)），制訂會(huì)議方案并報(bào)有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批。
（2）會(huì)議前的2-3個(gè)月內(nèi)（國(guó)際會(huì)議為會(huì)前的6~9個(gè)月內(nèi)），初定會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)，并發(fā)出征集會(huì)議發(fā)言、交流材料（或論文）的函。
（3）會(huì)議前的1個(gè)半月~2個(gè)月內(nèi)（國(guó)際會(huì)議為會(huì)前的4-6個(gè)月內(nèi)），邀請(qǐng)、聯(lián)系、明確出席會(huì)議的主講嘉賓
（4）會(huì)議前的1個(gè)半月~2個(gè)月內(nèi)（國(guó)際會(huì)議為會(huì)前的4-6個(gè)月內(nèi)），確定會(huì)議主辦、承辦、協(xié)辦或支持單位，并按勤儉辦會(huì)的原則落實(shí)經(jīng)費(fèi)來(lái)源。
（5）會(huì)議前的1個(gè)半月~2個(gè)月內(nèi)（國(guó)際會(huì)議為會(huì)前的4-6個(gè)月內(nèi)），成立會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組與各會(huì)務(wù)工作小組，并酌情召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)（會(huì)議預(yù)告）及會(huì)議籌備工作動(dòng)員會(huì)
（6）會(huì)議前的1個(gè)月~1個(gè)半月內(nèi)（國(guó)際會(huì)議為會(huì)前的3 ~5個(gè)月內(nèi)），確定好會(huì)議活動(dòng)的日期，并向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出出席會(huì)議的邀請(qǐng)函（請(qǐng)示）
（7）會(huì)議前的20日~1個(gè)月內(nèi)（國(guó)際會(huì)議為會(huì)前的1-2個(gè)月內(nèi)），確定好會(huì)議活動(dòng)的相關(guān)議程，并正式向有關(guān)單位和個(gè)人發(fā)出會(huì)議通知
（8）會(huì)議前的10~15日內(nèi)（國(guó)際會(huì)議為會(huì)前的15日~1個(gè)月內(nèi)），落實(shí)出席會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓及新聞媒體記者，并制訂相應(yīng)的接待方案及應(yīng)急預(yù)案
（9）會(huì)議前的4~7日內(nèi)，匯編會(huì)議資料（可將發(fā)言稿、講義、論文集或參考材料等，刻錄成光盤），制作會(huì)議手冊(cè)（可另行制作記者采訪手冊(cè)），基本完成會(huì)議報(bào)到各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
（10）會(huì)議前的1日內(nèi)（國(guó)際會(huì)議為會(huì)前的1-2日內(nèi)），接受與會(huì)代表報(bào)到，并對(duì)會(huì)前所有工作查漏補(bǔ)缺。
（11）會(huì)議期間，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組與會(huì)務(wù)各工作小組各就各位，做好服務(wù)
（12）會(huì)議后5~8日內(nèi)，對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)（會(huì)議成果總結(jié)、會(huì)務(wù)工作總結(jié)），并形成會(huì)議總結(jié)材料，上報(bào)有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)。