開(kāi)會(huì)是職場(chǎng)人的必修課。然而，如何好好開(kāi)會(huì)卻不在員工培訓(xùn)的課程當(dāng)中。今天跟小伙伴們一起補(bǔ)上這重要的一課，聊聊組織會(huì)議那些事。

　　會(huì)議組織

　　雖然幾乎每個(gè)職場(chǎng)人士都或多或少參加過(guò)公司的會(huì)議，不過(guò)很多人都只是跟班參加會(huì)議，如果讓他組織一場(chǎng)會(huì)議，往往就無(wú)從下手了。

　　如何組織會(huì)議?我們先把整場(chǎng)會(huì)議分為會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后，時(shí)間占比是5比3比2，也就是說(shuō)我們有50%的時(shí)間放在會(huì)議前期的準(zhǔn)備上，30%的時(shí)間放在會(huì)議中討論，剩余20%的時(shí)間則放在會(huì)議結(jié)束后的輸出中。接下來(lái)，我們一一來(lái)說(shuō)明每個(gè)階段我們應(yīng)該怎么做。

　　一、會(huì)前準(zhǔn)備

　　會(huì)前的準(zhǔn)備時(shí)間占了50%，可見(jiàn)其重要性。我們來(lái)看看有哪些事情是會(huì)前要做的。

　　一般，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)要開(kāi)會(huì)，只會(huì)大致給我們一個(gè)方向，不會(huì)事無(wú)巨細(xì)說(shuō)明其他。這個(gè)時(shí)候作為會(huì)議組織者，我們應(yīng)該做好兩件事，一是提問(wèn)，二是確認(rèn)。因?yàn)橹挥型ㄟ^(guò)提問(wèn)，和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行確認(rèn)，才能清晰會(huì)議信息，讓方向更加明確，整個(gè)過(guò)程更加明朗。

　　如果我們當(dāng)下不跟領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，那么在準(zhǔn)備階段就可能因?yàn)楦鞣N不確定的事來(lái)回問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)，這樣你給領(lǐng)導(dǎo)的印象是拖泥帶水，一點(diǎn)小事也頻繁占用他時(shí)間。當(dāng)然如果你因不好意思再去問(wèn)而揣著糊涂當(dāng)明白，那么可能會(huì)議走錯(cuò)了方向，后果更不堪設(shè)想。所以，當(dāng)我們收到了會(huì)議組織任務(wù)的時(shí)候，要當(dāng)下和領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)關(guān)鍵信息。

　　我們可以通過(guò)五個(gè)提問(wèn)來(lái)確認(rèn)信息：

　　第一，這次會(huì)議的主題和目的是什么?

　　第二，您希望在什么時(shí)候組織這個(gè)會(huì)議，會(huì)議大概持續(xù)多久?

　　第三，除了誰(shuí)誰(shuí)誰(shuí)(這個(gè)是根據(jù)會(huì)議主題和目的初步判斷，比如部門會(huì)議則是部門人員，經(jīng)營(yíng)會(huì)議則是部門經(jīng)理等)，您覺(jué)得還有誰(shuí)來(lái)參加這個(gè)會(huì)議比較合適?如部門經(jīng)理不能出席，由其下屬主管代替出席可以嗎?

　　第四，會(huì)議人數(shù)大概是20人，會(huì)議召開(kāi)地點(diǎn)在大會(huì)議室，您覺(jué)得可以嗎?

　　第五，誰(shuí)來(lái)主持這場(chǎng)會(huì)議?

　　當(dāng)我們跟領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)好之后，就要著手給參會(huì)人員發(fā)送一封會(huì)議通知郵件。為了避免有人臨時(shí)不能參加會(huì)議，我們最好提前2到3天就發(fā)會(huì)議通知。

　　內(nèi)容方面，作為會(huì)議組織者，我們要先和主持人溝通一下流程，這樣才能把會(huì)議的安排組織細(xì)節(jié)一并體現(xiàn)在郵件當(dāng)中。同時(shí)，為了讓會(huì)議更加高效，對(duì)于會(huì)議要討論的內(nèi)容，我們要區(qū)分出哪些是可以提前發(fā)給參會(huì)人員進(jìn)行閱讀的，摘錄出重點(diǎn)，在郵件中標(biāo)識(shí)。郵件寫好后，我們要先發(fā)領(lǐng)導(dǎo)，得到領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)無(wú)誤后，統(tǒng)一發(fā)送參會(huì)人員。

　　總而言之，會(huì)議通知郵件要做到時(shí)間地點(diǎn)人物明確，分工角色主題清晰，讓參會(huì)人員清楚以下幾件事：

　　一、要參加什么樣的會(huì)議;

　　二、在會(huì)議中要討論什么;

　　三、為什么要開(kāi)這個(gè)會(huì);

　　四、大家在會(huì)議中有哪些需要表達(dá)意見(jiàn)的部分;

　　五、會(huì)議什么時(shí)候開(kāi)，持續(xù)多少時(shí)間;

　　六、主持人是誰(shuí)，有問(wèn)題找誰(shuí)問(wèn);

　　七、流程議題如何分配。

　　下面是一封郵件模板，大家可以參考借鑒一下。

　　親愛(ài)的****：

　　為了更好地*****，***************，我們想和您預(yù)約時(shí)間，就********，和您溝通，同時(shí)聽(tīng)取您的意見(jiàn)和建議，便于我們更好地************，這對(duì)****非常重要。

　　會(huì)議時(shí)間：幾月幾日幾點(diǎn)—幾點(diǎn);

　　會(huì)議地點(diǎn)：****;

　　會(huì)議主持：****;

　　會(huì)議聯(lián)絡(luò)人：***(有問(wèn)題請(qǐng)咨詢，聯(lián)系電話：********);

　　會(huì)議的流程：1、2、3。

　　同時(shí)附件是關(guān)于此次會(huì)議的資料，我們已經(jīng)標(biāo)注重點(diǎn)，請(qǐng)您提前閱讀，收到郵件后回復(fù)我，您是否能夠參加，如果您無(wú)法出席，請(qǐng)告知我們能代替你表達(dá)意見(jiàn)的同事，謝謝你的支持。

　　事實(shí)上，會(huì)議的成功很大一部分取決于前期的準(zhǔn)備。作為會(huì)議組織者，我們必須做到敢于提問(wèn)，確認(rèn)信息;清晰角色，提前溝通;分發(fā)資料，事前閱讀;流程細(xì)致，目標(biāo)明確。

　　二、會(huì)中組織

　　到了會(huì)議的當(dāng)天，如果有人遲到，有人臨時(shí)不能參加會(huì)議，就容易導(dǎo)致會(huì)議延遲開(kāi)始。會(huì)議組織者還可能因?yàn)榈胗浿鴽](méi)能來(lái)參加的同事是為什么沒(méi)來(lái)，而在會(huì)議中顯得有些心不在焉，沒(méi)能及時(shí)提醒和配合主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理，對(duì)時(shí)間進(jìn)行管控，會(huì)前定好的流程形同虛設(shè)?？上攵?，會(huì)議效果將大打折扣。

　　如何避免這樣的情況發(fā)生呢?我們可以從以下幾點(diǎn)著手：

　　一、會(huì)前提醒并確認(rèn)。盡可能避免缺席和遲到的發(fā)生，當(dāng)然這種情況在所難免，那么我們可以事先知曉這樣的情況，在會(huì)議的當(dāng)天及時(shí)調(diào)整和應(yīng)對(duì)，并知會(huì)主持人這樣的情況;

　　二、提前準(zhǔn)備好簽到表。按照部門和參會(huì)人員進(jìn)行簽到，通過(guò)簽到可以提前了解到會(huì)情況。屆時(shí)提前和主持人溝通，確保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始;

　　三、會(huì)前將需要用到的會(huì)議資料打印出來(lái)，并用記號(hào)筆標(biāo)注出重點(diǎn)部分，每人一份，簽到時(shí)領(lǐng)取，這樣對(duì)于晚到或未到的同事，也可以提供基本信息讓他們知曉，便于迅速加入討論;

　　四、專人做會(huì)議記錄，便于會(huì)議后的成果輸出，給會(huì)議紀(jì)要做準(zhǔn)備;

　　五、和主持人配合得當(dāng)，按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)來(lái)提醒主持人按照流程來(lái)進(jìn)行會(huì)議的議題，明確下一步的行動(dòng)。

　　總的來(lái)說(shuō)，會(huì)議中，會(huì)議組織者要做到：一，物資完備，提醒時(shí)間;二，配合主持，管控流程;三，記錄清楚，便于輸出;四，配合得當(dāng)，目標(biāo)清晰。

　　三、會(huì)后輸出

　　一般會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者需要寫一份會(huì)議紀(jì)要，便于向上級(jí)匯報(bào)或發(fā)給參會(huì)人員作為備份。有的人把會(huì)議紀(jì)要當(dāng)成會(huì)議記錄來(lái)寫，像流水賬一樣記錄會(huì)上每個(gè)人的發(fā)言，比如某某總經(jīng)理說(shuō)了什么，某某經(jīng)理表達(dá)了什么。雖然會(huì)議記錄得很詳細(xì)，但這不是一份合格的會(huì)議紀(jì)要。

　　會(huì)議紀(jì)要作為輸出總結(jié)最重要的一部分，我們要根據(jù)會(huì)議的主題來(lái)摘錄重點(diǎn)，根據(jù)6個(gè)W1個(gè)R原則來(lái)擬寫內(nèi)容。這里說(shuō)的6W1R指：

　　第一個(gè)W，what，會(huì)議的主題與目標(biāo);

　　第二個(gè)W，when，何時(shí)召開(kāi);

　　第三個(gè)W，who，誰(shuí)主持會(huì)議;

　　第四個(gè)W，whom，誰(shuí)來(lái)參加會(huì)議;

　　第五個(gè)W，where，在哪里召開(kāi);

　　第六個(gè)H，how，如何開(kāi)展討論主要的內(nèi)容以及主要的觀點(diǎn);

　　一個(gè)R，result，結(jié)果及行動(dòng)計(jì)劃。

　　基于6W1R原則，我們能清晰地總結(jié)出一份會(huì)議紀(jì)要，并據(jù)此開(kāi)始下一步的行動(dòng)。我們也能根據(jù)會(huì)議紀(jì)要更好地跟蹤會(huì)議的落地執(zhí)行情況，以便反饋情況給領(lǐng)導(dǎo)。

　　到此，相信小伙伴們已經(jīng)對(duì)于如何組織一場(chǎng)會(huì)議有了清晰的認(rèn)識(shí)。會(huì)議作為企業(yè)文化的傳遞和目標(biāo)清晰的過(guò)程，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中扮演著重要角色。

　　總而言之，會(huì)議組織要做到時(shí)間地點(diǎn)人物明確，分工角色主題清晰，流程內(nèi)容提問(wèn)溝通，成果輸出行動(dòng)跟蹤。這要求我們，會(huì)議前期準(zhǔn)備做好提問(wèn)和確定;會(huì)議中期做好溝通以及流程管控;會(huì)議后期做好6w1r的會(huì)議紀(jì)要輸出，這樣一場(chǎng)高效的會(huì)議就水到渠成了。