2020是不普通的一年。2021年還在開年會的公司，是不普通的公司。2021年的年會，注定不普通。

　　為了讓HR、行政人高效搞定年會，咱們今日用9個過程，幫你梳理成都年會策劃中的要害過程。導(dǎo)圖如下： 第1步：界說問題年會是一項商業(yè)行為，其意圖是為了處理商業(yè)和組織問題。因而，只要首先精確地描繪問題，才干辦成一場成功年會。

　　咱們將“問題”界說為“現(xiàn)狀和等待之間的距離”(問題=等待-現(xiàn)狀)，那么年會調(diào)研需求清晰2點：

　　現(xiàn)狀：公司現(xiàn)狀是什么?2020的運(yùn)行狀況怎么?人們認(rèn)為公司現(xiàn)狀怎么?是怎么舉動的?

　　等待：公司去往哪里?2021年公司的戰(zhàn)略方針是什么?實現(xiàn)這個方針，需求搭檔有什么一致?需求作出何種舉動?

　　年會的使命，便是經(jīng)過活動，影響職工的信仰和行為，縮小成績距離。

　　2020年，許多公司經(jīng)歷過不普通的一年：

　　公司團(tuán)隊是否有許多新人，需求整合和培訓(xùn)?——團(tuán)建培訓(xùn)，增強(qiáng)交流

　　公司快速開展期，是否要提出新的方針，鼓勵人心?是否需求戰(zhàn)略資源整合?——達(dá)到一致，建立方針

　　留下來的團(tuán)隊是否要進(jìn)行鼓勵?——回憶、贊譽(yù)

　　了解公司等待和現(xiàn)狀，需求從老板和職工兩方面下手了解，并終究產(chǎn)出年會的方向。

　　第2步：活動概念 2.1確定概念和主題界說好你要處理什么問題之后，就能夠自然而然提出活動概念，常見的年會概念包含：

　　提出新方針

　　凝聚團(tuán)隊

　　獎勵團(tuán)隊

　　……

　　處于成長期的公司，業(yè)務(wù)在高速開展，年會的意圖大多是加油鼓勁兒，會集表現(xiàn)斗爭、奮斗 等主題。而到了成熟期，年會意圖更偏重增強(qiáng)團(tuán)隊凝聚力，因而主題就相應(yīng)的偏重打人文牌，走溫暖路線。

　　2020年是不普通的一年，許多企業(yè)，把“涅槃”“窘境”“綻放”作為2021年的中心概念。

　　繼而環(huán)繞這個活動意圖，延伸出一句年會主題(slogan)。一個優(yōu)秀的slogan往往直指“問題”，一起在表達(dá)上滿意簡潔、有力、新穎，使得參會人能夠記得住、好理解。(本年咱們會再出一篇關(guān)于slogan的文章，大家能夠繼續(xù)關(guān)注。) 2.2 確定活動方針建立年會要處理什么問題和概念后，要一般要遵循SMART準(zhǔn)則，即：詳細(xì)、可測量、可實現(xiàn)、相關(guān)性、時限性，將概念拆解為方針。 2.3 初步構(gòu)想舉行時刻、人數(shù)、地址這是三個最重要的錨點。

　　定好舉行時刻，活動預(yù)備就進(jìn)入倒計時，還會影響參加者決議計劃、供貨商價格。

　　確定年會規(guī)模(活動面積、人數(shù))，才干確定場館挑選、酒店、餐飲、交通、運(yùn)營計劃(如會場安置、用餐方法、停車、洗手間等運(yùn)營配套設(shè)備、人力資源等)。

　　確定舉行地址，才干決議了場所、各類設(shè)備和服務(wù)的收購，乃至作為中心構(gòu)思點貫穿活動策劃。

　　第3步：項目計劃

　　至此，咱們現(xiàn)已確定項意圖邊界，包含活動概念、方針、主題、時刻、地址、人數(shù)。為了進(jìn)一步推動年會落地，還需求向老板承認(rèn)“人”“財”“計劃”。 3.1預(yù)算和財政活動預(yù)算不能局限于數(shù)字，而應(yīng)該充分考慮變動。

　　固定成本(35%)，包含策劃、場所、建立和安置、文藝活動等

　　可變成本(50%)，包含餐飲、住宿、游覽、禮品、停車等

　　應(yīng)急成本(15%) 3.2進(jìn)展組織項目組還要制定一個年會預(yù)備時刻表，拆分年會預(yù)備的各項使命并安置完成時刻點，保證整個預(yù)備作業(yè)有條不紊。年會預(yù)備，全體能夠分為5個周期。

　　啟動期(概念、主題、財政資源、人力資源、計劃)

　　計劃期(場所，及其他各項資源和服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)制定)

　　預(yù)備期(發(fā)動、收集、收購、對接、管控各項資源)

　　現(xiàn)場履行期(保證正確的資源，正確運(yùn)轉(zhuǎn))

　　總結(jié)期(總結(jié)好壞，構(gòu)成文檔以備提升)

　　活動進(jìn)展辦理能夠用甘特圖來出現(xiàn)，而且將使命拆分到擔(dān)任人進(jìn)行辦理。

　　3.3組建項目小組整個年會項意圖策劃履行團(tuán)隊，不需求太多分工和部分，首要有2個要求：①高效交流便利跨部分作業(yè)的開展;②辦理老板與搭檔的預(yù)期。籌委會的人員構(gòu)成必定是有老板和各部分的搭檔在里面，如此一來，信息能夠及時同步給公司上下，跨部分的支持作業(yè)開展起來也更順利(尤其是要各部分出節(jié)目)。

　　除此之外，還需求各種供貨商供給服務(wù)。這點咱們在第6步進(jìn)一步敘述。

　　第4步：構(gòu)思和策劃

　　現(xiàn)在你現(xiàn)已拿到了人財物根本資源，接下來要在項目結(jié)構(gòu)和資源范圍內(nèi)，規(guī)劃出一個愈加具象的活動藍(lán)本。 4.1構(gòu)思和體會獨(dú)特的構(gòu)思是任何活動的魂靈，一個好的中心構(gòu)思能夠帶來一連串構(gòu)思誕生。構(gòu)思的切入點，可能是活動主題、會場安置、燈光、色彩、道具等，但悉數(shù)都要貼合“活動概念”。

　　除了構(gòu)思之外，你也需求規(guī)劃出特殊的高光時刻(moment)，讓參與者體會到愉悅、成果，在腦海中留下深刻印象，乃至自動傳達(dá)。 4.2內(nèi)容和議題年會至少要做好4類“欄目”：戰(zhàn)略內(nèi)容、關(guān)心內(nèi)容、根本內(nèi)容、福利內(nèi)容，以及做好內(nèi)容審閱。

　　戰(zhàn)略內(nèi)容，一般是指公司想要向大家傳達(dá)的內(nèi)容，如企業(yè)對當(dāng)下的認(rèn)知、戰(zhàn)略和方針，或傳達(dá)企業(yè)價值觀和企業(yè)文明等。

　　關(guān)心內(nèi)容：公司宣傳視頻(引薦公司職工街拍式采訪，十分出彩)、年會祝福視頻 / 職工故事 / 客戶故事 / 老板講話或老板個人的保留節(jié)目等等。

　　根本內(nèi)容：歌舞、小品等文娛內(nèi)容。

　　福利內(nèi)容：年會獎品自身十分具有論題性且能夠敏捷帶動現(xiàn)場氣氛。 4.3議程議程便是對內(nèi)容的時刻組織，全體準(zhǔn)則是各要素之間，彼此照應(yīng)，松弛有度，并進(jìn)行人性化規(guī)劃。終究輸出一項議程。

　　是否滿意的內(nèi)容，讓參與者堅持愛好?

　　活動要求有清晰的起始、完畢、暫停時刻嗎?

　　各個環(huán)節(jié)繼續(xù)多久?

　　各個環(huán)節(jié)之間要預(yù)留多長時刻?(保留滿意時刻換場所、翻臺等)

　　活動是否有文娛節(jié)目?是否堅持安靜或者走動?特殊需求?滿意的歇息和餐飲?

　　第5步：場所挑選和規(guī)劃

　　場所也是構(gòu)思和策劃的重要組成部分，一個好場所能最大程度出現(xiàn)活動概念，實現(xiàn)活動意圖。因而，場所的挑選要和構(gòu)思一起進(jìn)行，乃至提早在第2步“活動概念”時進(jìn)行。 5.1挑選場所的類型場所是活動策劃落地的初步，因為他決議了年會的方法。

　　現(xiàn)在的企業(yè)往往十分重視文明，所以在年會選址上首要考慮的，是這個地址的某些特質(zhì)是否能與公司文明相吻合。但選址不能僅憑理想主義的含義符合而全然不考慮現(xiàn)實的經(jīng)濟(jì)要素。除了類型外，還要考慮：年會環(huán)節(jié)、容量、設(shè)備、層次、花費(fèi)、交通、配套(如餐飲住宿)、存案等要素。

　　大型公司只需求找到一個能夠滿意開會、用餐、住宿的場所就好，場所預(yù)定時刻往往要提早數(shù)月。

　　小型公司，因為人數(shù)較少，預(yù)算和組織十分靈敏，能夠追求更多構(gòu)思、體會和互動——比如酒吧、咖啡廳、轟趴、滑雪、燒烤、海邊、游覽，在預(yù)算足夠的前提下，任你發(fā)揮。

　　而中型公司，因為公司現(xiàn)已具有必定實力，一般要兼顧條件、體會和性價比，能夠考慮具有必定文娛設(shè)備或附近景點豐富的酒店或度假村。

　　這兒給自家公司打個廣告，假如感覺找場所很吃力，或者找不到好檔期，能夠讓成都年會策劃公司會議參謀， 5.2場所調(diào)查和挑選咱們從前總結(jié)過成都年會策劃(點擊可查看文章)。其中包含：

　　交通類查看項

　　酒店方位查看項

　　嘉賓進(jìn)場環(huán)節(jié)場所查看項

　　餐、房、文娛、體會場所查看項

　　會議場所查看項

　　預(yù)備場所查看項

　　酒店周邊設(shè)備查看項

　　在對場所進(jìn)行調(diào)查后，就能夠和酒店進(jìn)行商務(wù)洽談。 第6步：活動現(xiàn)場規(guī)劃，及服務(wù)商挑選和辦理 6.1 物理環(huán)境+無形環(huán)境要求

　　祝賀你現(xiàn)已完成了“年會策劃”階段，而且現(xiàn)已規(guī)劃出了年會的美好藍(lán)圖。接下來，就能夠?qū)鲈?ldquo;什么時刻，什么地址，產(chǎn)生什么，參會人做什么，感受到什么”，進(jìn)行更詳盡的規(guī)劃和履行，制作更好的物理和無形環(huán)境。

　　需求考慮的維度包含：建立、燈光音響、服裝道具、掌管、視頻、禮儀服務(wù)、交通、報到、餐飲、住宿、禮品……這或許是年會項目中最為龐雜而繁復(fù)的環(huán)節(jié)，假如年會自身規(guī)模較大，主辦方能夠首要梳理對服務(wù)和資源的標(biāo)準(zhǔn)和需求(如時效、規(guī)模、質(zhì)量)，然后請專業(yè)的服務(wù)商進(jìn)行詳細(xì)計劃策劃、計劃和落地。 6.2 挑選和辦理供貨商

　　大型年會能夠挑選總包(即悉數(shù)托付給一家供貨商)，優(yōu)點是相對省心，聯(lián)絡(luò)便利，對接容易。但有時咱們并不需求悉數(shù)外包，這時候就能夠挑選分模塊外包，比如拆分為構(gòu)思 / 履行 / 收購三個模塊，按需外包，優(yōu)點是更為靈敏。

　　服務(wù)商的收購過程包含：

　　服務(wù)商外包計劃

　　服務(wù)商評價和遴選

　　商務(wù)談判

　　合同辦理

　　服務(wù)商對項目進(jìn)行規(guī)劃

　　服務(wù)商履行

　　第7步：現(xiàn)場辦理

　　現(xiàn)在，咱們現(xiàn)已把所有的資源和服務(wù)都預(yù)備好了?，F(xiàn)場辦理的使命，便是讓“正確的資源(或服務(wù))，在正確的時刻，以正確的方法出現(xiàn)”。

　　而在年會現(xiàn)場，能夠按照區(qū)域不同，劃分為以下幾個擔(dān)任人：

　　現(xiàn)場擔(dān)任人：全體把控現(xiàn)場全體情況。

　　主會場擔(dān)任人：監(jiān)督主會場內(nèi)部的大事小情嚴(yán)格履行，保證職工體會。

　　控臺擔(dān)任人：對于舞臺所有流程、視頻、燈光、音頻進(jìn)行掌控。

　　前臺擔(dān)任人：擔(dān)任報到體會、安保有序。

　　建立擔(dān)任人：除主會場外，最重要的板塊擔(dān)任人。建立質(zhì)量決議了規(guī)劃是否能夠落地，繼而決議了活動的逼格。建立也要嚴(yán)格控制進(jìn)展，保證在活動開始前，把場所交給。

　　物料擔(dān)任人：物料運(yùn)輸、辦理、發(fā)放、回收。

　　攝影攝像擔(dān)任人：對接好活動記載人員，組織記載重點moment。

　　現(xiàn)場活動辦理要做到事無巨細(xì)，所有作業(yè)提早做好組織和預(yù)備，為整個年會順利進(jìn)行做好鋪墊。會務(wù)組人員名單提報，領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)了，經(jīng)過各部分挑選的會務(wù)組人員才好聽令組織。 7.1 活動大綱以作業(yè)為首要大綱，辦理現(xiàn)場的各項事宜。中心功用是“什么人在什么時刻，應(yīng)該要做什么作業(yè)”。他能夠理解為“經(jīng)過細(xì)化的活動日程組織”。

　　7.2 要害角色培訓(xùn)+舉動指南在一些重要的崗位，你能夠為這些要害人，供給要害角色行為清單。相對于日程，這種操作手冊，更能協(xié)助這些要害角色做到滿有把握。? 7.3 查看清單

　　在建立及彩排作業(yè)完畢后，主張再召集各個版塊的作業(yè)人員一起開一個現(xiàn)場碰頭會。同步信息，查漏補(bǔ)缺，十分要害。

　　查看清單：各個口的擔(dān)任人員的最終承認(rèn)，例如：1、檢測電源，無線網(wǎng)，投影，麥克風(fēng)及音響設(shè)備，桌椅、舞臺、布景板是否悉數(shù)預(yù)備就位?急需求添加的贊助方的LOGO貼字?某個布景板前亮度夠不夠?2、沒有提交到控臺視頻和PPT還有幾個?由誰擔(dān)任到位?幾點到位?3、是否同步了最新的活動流程和嘉賓名單?掌管詞最終的修正確定?

　　…… 7.4 交流機(jī)制建立有用的交流機(jī)制，利用對講機(jī)、微信群、聯(lián)絡(luò)表等東西，一旦產(chǎn)生緊急情況，能夠敏捷定位相應(yīng)的資源，進(jìn)行補(bǔ)救。

　　第8步：危險辦理在活動正式開始前，還需求提早做好危險的預(yù)期和辦理計劃。常見的危險要素，可參考結(jié)構(gòu)：

　　活動類型：內(nèi)容、時刻

　　場所：固定座位、容量、通達(dá)性、出口

　　方位：室內(nèi)、戶外、交通通達(dá)

　　人群：根本情況、歷史、習(xí)慣、秩序、蜂擁而來

　　氣候：刮風(fēng)下雨

　　設(shè)備和動力：損壞或中止

　　知識產(chǎn)權(quán)和法律法規(guī)：使用的規(guī)劃稿或案牘，是否違反知識產(chǎn)權(quán)和廣告法

　　噪聲、火災(zāi)、爆炸、藥品等

　　雖然大多數(shù)的危險，能夠經(jīng)過提早查看規(guī)避。但一起還要建立危險預(yù)案，建立危險應(yīng)急團(tuán)隊，以及相應(yīng)的權(quán)責(zé)和流程，能夠在緊急情況下快速決議計劃并履行應(yīng)對預(yù)案。

　　第9步：總結(jié)和評價

　　活動現(xiàn)場的完畢并不代表活動營銷的完結(jié)。活動后的細(xì)節(jié)拿捏更見功夫。但許多人往往疏忽這個環(huán)節(jié)的重要性。在年會完畢后，至少要做好這幾件作業(yè)： 9.1 編排視頻花絮復(fù)制所有影像資料，并編排成視頻，這不僅僅能夠用于企業(yè)內(nèi)部的宣傳，更能夠?qū)ν膺M(jìn)行企業(yè)形象展示?；谶@些考慮，需求拍照什么內(nèi)容，也需求提早預(yù)備好。 9.2 復(fù)盤和活動報告年會完畢后，對年會意圖和效果進(jìn)行復(fù)盤，總結(jié)本次年會的優(yōu)點和缺陷，沉淀各類文檔，作為下一次項意圖辦理資產(chǎn)。