最理想的情況是用至少四個月的時間來進(jìn)行活動策劃，即使許多細(xì)節(jié)情況仍無法確定也是如此。當(dāng)然用一個半月的時間準(zhǔn)備人數(shù)超過1000的高檔次大型活動并非不可能，但是這樣做通常會出現(xiàn)不盡人意的情況，例如找不到最佳場地，無法提供最好的娛樂項日。如果可以提前策劃好，又何需退而求其次？
      在確定活動策劃所需時間的問題上，要列出需要進(jìn)行的各項工作，并擬訂其完成時問。如何才能確?；顒拥膱A滿成功？以倒計時的方式用鉛筆在日歷上標(biāo)注出擬訂的時間表。時間安排要留出余地。進(jìn)行多方調(diào)查以便確定各項工作實際所需要的時間，這些時間上的浮動適用于對工作與生活的安排，能消除最后期限所帶來的壓力。
      給自己留出充足的準(zhǔn)備時間以使各項工作都能取得最圓滿的結(jié)果。出現(xiàn)什么情況可能會令你無法如期完成工作，是最后期限前后矛盾，還是供應(yīng)商因節(jié)假日而歇業(yè)？例如某印刷公司的假期通常安排在7月的后半月。因此必須和供應(yīng)商核對各項時間的安排，并將節(jié)假日計入時間表中?？傮w而言夏天不宜舉辦活動—因為在這段時間內(nèi)，甚至是媒體都在休假。

某大型籌款晚會計劃籌辦活動的時間為兩個月，因此尋找活動場地、拉贊助、安排娛樂活動、印制宣傳品以及賣出5000張500美元的門票等事宜均須在三個月內(nèi)完成。在一系列會議之后，公司決定推遲舉辦活動，因為公司的策劃人員認(rèn)為，僅有兩個月的準(zhǔn)備時間根本不足以保證活動的圓滿成功。他們無法保證能夠找到最佳的活動場地以及安排最精彩的娛樂表演，而贊助經(jīng)費(fèi)也無法得到保證。由于會受到一些障礙因素的影響，例如新學(xué)期開學(xué)以及猶太節(jié)日等，因此也無法制訂出準(zhǔn)確的時間計劃。最后計劃進(jìn)行了重新修改，決定留出充裕的時間以便可以進(jìn)行合理規(guī)劃、確保有足夠的贊助經(jīng)費(fèi)并簽約演藝界明星大腕來為晚會助興。
      成都成都年會活動策劃公司建議小伙伴們在進(jìn)行策劃時，如果發(fā)現(xiàn)舉辦活動會弊大于利，則不妨將活動往后推遲一段時間，有時可能會遇到預(yù)算不足、時間不夠、活動會場不完美或者舉辦活貼動的時間不合適等問題。有時活動成本與資金無關(guān)。如果活動不能取得圓滿的結(jié)果，還要勉強(qiáng)繼續(xù)下去，那么最終就會導(dǎo)致結(jié)果得不償失了。