對于活動策劃而言—不論是會議、公司活動、籌款晚會、大會、會展、會獎，還是其他特殊活動一一人們一直將其比作拍電影。而事實上進行一場活動策劃更像是舞臺劇的現(xiàn)場演出，是不設(shè)安全網(wǎng)的高空鋼絲表演?；顒右坏?zhǔn)備就緒馬上要開始的時候，就沒有什么回頭路可以走了。一切都必須一次性完成，并沒有什么彩排。也不可能喊“停”之后重拍。電影腳本能讓人對故事情節(jié)未卜先知，而籌辦活動則根本無法預(yù)知顧客與供應(yīng)商之間的互動與反應(yīng)。但是策劃、未雨綢繆能讓我們防患于未然。牢記墨菲定律：有可能出錯的事情，就百分之百的會出錯。
      今年某成都年會策劃公司有一次活動策劃非常失敗，因為在某私人泳池舉辦的這一活動需要使用音樂噴泉，而當(dāng)安裝人員在活動前幾天進行噴泉的照明以及音樂播放設(shè)備的大規(guī)模安裝時，卻突然發(fā)現(xiàn)游泳池在幾個月前就已經(jīng)注滿了水，而活動策劃公司并沒有接到通知。策劃公司及其供應(yīng)商沒有在簽訂合同之后進行活動前的核查，也沒有在和場地業(yè)主的合同以及活動場所的功能列表上針對泳池的要求列出任何條款。最后活動策劃公司只好自掏腰包，擴大裝潢規(guī)模并增加煙火表演，以期這一新幻的風(fēng)格能令客戶滿意。然而客戶根本不需要這蛇足之舉，因為他們期待已久的一場特別活動幾天后就將舉行，而這無形中給即將到來的活動增加了壓力。

盡管你并不是在執(zhí)導(dǎo)一部奧斯卡獲獎影片，但要明白你的作品可能會成為某人一生的回憶。正如電影制作有詳細(xì)的腳本，任何一場的活動，不論人數(shù)為50還是2000，其策劃與預(yù)算都應(yīng)該做到事無巨細(xì)、悉究本末。不同活動的預(yù)算可能會花費幾萬到幾十萬不等，而今天花費幾百萬也不過是家常便飯。如果活動舉辦的當(dāng)天一帆風(fēng)順，并且賓主盡歡，同時又能達到超常效果，那么活動策劃方可算是做的很成功了。
      不論是舉辦活動還是參加活動，都要在開始進行活動策劃之前確定活動目的，即明確活動目標(biāo)。任何活動都可能有主要目標(biāo)和次要目標(biāo)。本章將在稍后部分對活動目標(biāo)進行詳細(xì)論述。了解活動之所以舉辦的原因有助于你（和客戶）制定出公司目標(biāo)或客戶目標(biāo)，即有形收益（短期收益）和無形收益（長期收益），以便于選擇出適于實現(xiàn)這些目標(biāo)的活動的恰當(dāng)類型。以商貿(mào)會為例，與會公司可以作為參展方，派出代表全權(quán)處理活動期間的一切工作；也可以作為參觀者，在研討會上出席；或者作為舉辦方，為所選出的參會人員舉辦盛大的告別活動、招待活動或晚會。每一活動方案都會因其付出的財力、精力和時間的不同而為公司帶來不同的收益。為了滿足公司目標(biāo)，必須找到一種活動，既能物超所值、又能卓有成效?！镀髽I(yè)活動與商務(wù)娛樂決策指南》一書深入細(xì)致地列出了活動的主要類型，以及各種活動所能達成的公司目標(biāo)以及活動目標(biāo)。