年會活動，如何用最少的預(yù)算達(dá)到最好的活動效果？對于年會策劃者，這是一個大難題。

成都活動策劃公司教您怎么控制年會活動成本

一、交通

將年會安排在臨近的區(qū)域范圍內(nèi).隨著汽油價格上漲,交通費(fèi)用在不斷增加.為了將交通費(fèi)用降低到最低點(diǎn),要盡可能將年會安排在距離大多數(shù)參會代表住宿地點(diǎn)比較近的地方,或者盡可能找一個參會代表可以步行到會場的年會中心去開會.

引導(dǎo)同城的參會代表乘坐公共交通工具到年會現(xiàn)場,特別是年會中心正好有停靠站的.通常情況下,乘坐公共交通工具比安排專車穿城接送速度要快,比乘坐出租車價格要低.將迎送服務(wù)改為報(bào)銷機(jī)場班車、公交車或地鐵發(fā)票.

在與酒店、度假村商談的時候,要求他們免費(fèi)為嘉賓提供來去酒店的專車服務(wù),而且要預(yù)留免費(fèi)的停車位.

要求當(dāng)?shù)氐某鲎廛嚬緸閰淼秸褂[現(xiàn)場、餐館以及景點(diǎn)提供打折服務(wù).
使用航空公司的貴賓休息室為年會團(tuán)隊(duì)提供迎送服務(wù).

旅行要錯過高峰期(一大早或晚上).

問一問酒店是否提供機(jī)場免費(fèi)接送服務(wù).

讓年會中心為參會代表在轉(zhuǎn)移時提供一些必要的暫時休息場所.

讓贊助商支付班車費(fèi)用,作為交換,可以在酒店班車的宣傳牌、年會中心的班車停靠站以及班車上為他們做廣告.

搞清楚需要多少臺客車,預(yù)訂恰當(dāng)?shù)淖蝗萘?

如果你的大部分團(tuán)隊(duì)成員體力比較好的話,可以將酒店訂在年會中心附近步行的范圍內(nèi),無需提供接送服務(wù).如果這樣做的話,一定在你的注冊材料中寫清楚,讓參會代表都知道.

如果你的參會代表中有許多殘疾人,盡量將他們安排在一個或相近的幾個酒店中,以便于集中安排殘疾人車輛.

二、會務(wù)組成員：雇傭現(xiàn)場注冊和服務(wù)人員,不用為會務(wù)組成員付交通費(fèi).

了解當(dāng)?shù)氐募影嘞拗坪鸵?guī)定.安排會務(wù)組成員在正常工作時間內(nèi)開展工作,避免加班.

按天為會務(wù)組成員提供差旅補(bǔ)助,精確地規(guī)劃出他們在餐飲和交通費(fèi)用方面的許可范圍.

盡可能多用實(shí)習(xí)生和志愿者.

三、演講人與娛樂

請會員或當(dāng)?shù)厝俗餮葜v人.對于任何領(lǐng)域的任何協(xié)會來說,會員名單中總是會有一些重量級的專家可以作演講人.如果可能的話,以減免注冊費(fèi)的方式邀請會員到會演講.也可以邀請當(dāng)?shù)氐难葜v人,以節(jié)省旅行費(fèi)用.

對于那些需要旅行到年會舉辦地的演講人,給他們準(zhǔn)備好旅行指南,這樣就不用另付大巴、五星級酒店以及頭等艙機(jī)票費(fèi)用.

如果考慮邀請知名的天才演出團(tuán)體為你進(jìn)行一個晚上演出的話,就與當(dāng)?shù)氐慕烫脠F(tuán)體、青年團(tuán)體或?qū)W校團(tuán)體聯(lián)系,來滿足你的音樂和娛樂方面的　　需求.很多城市通常都有一些頗具天賦的演出人才,而且?guī)缀鯖]有什么費(fèi)用.另外,如果他們是一個非盈利組織的話,你可以把演出費(fèi)用捐給他們的組織,這 不能不算是一件好事.

開始行動吧!演講人和娛樂費(fèi)用通常每年都上漲.鎖定今年的費(fèi)用,放棄分項(xiàng)計(jì)算的方法,談一個一攬子費(fèi)用方案.了解演出團(tuán)隊(duì)的組合規(guī)則，以最大限度地減少所需的音樂家數(shù)量，尋找一個在你的年會舉辦時間前后在當(dāng)?shù)匮不匮莩龅膱F(tuán)隊(duì).如果你預(yù)訂了一個已經(jīng)在該地區(qū)演出的團(tuán)隊(duì),你可以節(jié)省機(jī)票 費(fèi)用,沒準(zhǔn)兒還能省下音響費(fèi)用.

四、配置與搭建

了解一下在同一個酒店還有什么團(tuán)隊(duì)在你的年會前后舉辦年會,與他們一起購買搭建所需的物品.這樣可以節(jié)省材料及拆建費(fèi)用.

如果你的會期超過兩天,年會室的配置與搭建不要有變化.現(xiàn)場辦公用帶裙邊的餐桌就行,不必租用專用的辦公桌. 減少儲備用房,節(jié)省視聽與配置費(fèi)用. 使用酒店里具有兩種配置功能的空間,比如一個空間既可以開會也可以用餐.可以用幕簾或植物把空間隔開. 使用一個戶外場所以減少裝飾費(fèi)用. 使用公共場所開會,如圖書館、公園、植物園、博物館等.這些地方費(fèi)用很低,因?yàn)橛袝r候你可以到外面訂餐.