一般企業(yè)會議、會展,都會考慮請專業(yè)的會議會展策劃公司，或者是活動策劃公司來完成，因為會議會展策劃是一項非常系統(tǒng)、繁雜而重要的項目。當(dāng)會展公司或者活動策劃公司在接到任務(wù)后，首要的任務(wù)就是進行會展策劃，而會展策劃可是一個細活，要怎么做好這個呢？

會展策劃細節(jié)十分重要，可以用“十分細節(jié)，八分經(jīng)驗”來形容。會展是個新興的產(chǎn)業(yè)，策劃師這個職業(yè)也是剛剛誕生不久。不少人之前從事過這個職業(yè)，但因為沒有對這個職位定義，有的人還不知道自己從事的職業(yè)實際就是會展策劃師。拿到一個展覽或者會議，首先要考慮它的規(guī)模，人流量有多少?

可以和主辦方溝通，因為主辦方經(jīng)常參展，對于人數(shù)和規(guī)模基本都有一個很準確的預(yù)測，也 可參考最近參展的票面統(tǒng)計數(shù)據(jù)。然后就是確定展覽的地點，地點確定后就要策劃設(shè)計方案了，要根據(jù)不同展覽設(shè)計不同方案內(nèi)容，首先要設(shè)計序廳，人流的走向， 然后是休息廳、互動廳以及各個展廳的位置，展臺和標準展臺的擺放以及和人流走向的關(guān)系，統(tǒng)統(tǒng)要考慮進去。每個細節(jié)都要考慮到，進門放在哪邊?觀眾從什么地 方進入，專業(yè)人員如何進場？

會議會展策劃概要

一，要研究參展會客戶心理；

二，要充分做好人、時、地、物、錢等準備；

三，要編組；

四，尋找潛在客戶；

五，產(chǎn)品介紹；

六，拓展品牌知名度；

七，通盤考慮，要賺回來；

八，最后根據(jù)有效資料，實行會后跟進。

會議會展策劃細節(jié)流程

一：對企業(yè)進行有針對性的市場調(diào)研

收集有關(guān)本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排，結(jié)集歸檔。

二：制定詳細完整的會展策劃方案

確定會展的目標市場，會展的規(guī)模，展品的選擇，評估觀眾數(shù)量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費用預(yù)算。

三：實施前的培訓(xùn)

讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實施方案的工作、方法、步驟和技巧。

四：印刷材料的設(shè)計制作

利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進行前期宣傳，擴大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標客戶。

五：展臺的布置及展示

設(shè)備的調(diào)試安裝，展臺的人員配備。

六：相關(guān)的會展服務(wù)

根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛；根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會，推薦不同的用餐地點；根據(jù)參會人員的喜好，設(shè)計不同的休閑方式、旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施。

七：做好對活動的評估

開好總結(jié)會，做好善后公關(guān)工作。

會議會展策劃注意事項

一、調(diào)查與分析

會展的市場調(diào)查是選定會展項目的重要依據(jù)。它是會展策劃的基礎(chǔ)，也是必不可少的第一步。一般情況下市場調(diào)查要根據(jù)本地、本區(qū)域的經(jīng)濟結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理 位置、交通狀況和展會設(shè)施條件等特點，圍繞市場進行調(diào)查。市場調(diào)查的主要內(nèi)容包括會展環(huán)境的調(diào)查、會展企業(yè)情況的調(diào)查、會展項目情況的調(diào)查、會展市場競爭 情況的調(diào)查以及參觀商、支持協(xié)助單位等情況的調(diào)查。只有在充分了解市場潛力、市場限制以及市場動態(tài)等信息的基礎(chǔ)上，才能有的放矢地進行策劃。

二、決策與計劃

做會展決定是一個決策的過程，應(yīng)該掌握一定的決策策略。影響會展決策的要素有營銷需要、市場條件、營銷方式、內(nèi)部條件等，會展的決策與計劃應(yīng)從分析決策的要素入手，確定會展的基本目標、集體目標和管理目標，然后決定展會的戰(zhàn)略安排、市場安排、方式安排等。

三、運作與實施

會展的運作與實施是進行會展的中心環(huán)節(jié)，也是會展策劃的重心之所在。在這個階段，會展策劃人員根據(jù)《會展策劃書》的計劃與安排進行廣告宣傳工作、組織招展招商工作、會展設(shè)計工作以及會展相關(guān)活動策劃等具體安排會展的工作方案。

四、效果評價與測定

計劃、實施、評估，是現(xiàn)代經(jīng)營管理的三個步驟。會展的效果評價與測定是全面驗證會展策劃實施情況必不可少的工作。當(dāng)整個會展策劃、實施工作結(jié)束后，會展人 員應(yīng)及時進行評估，總結(jié)經(jīng)驗，尋找問題，并寫出評估測定工作總結(jié)報告，為以后會展工作準備可借鑒的歷史參考文獻，不斷提高會展策劃的水平。