會議可以用于主要會議以使內(nèi)容得以深入討論，也可以用于內(nèi)部活動以就某個新問題的組織立場達(dá)成共識，或是確認(rèn)需要發(fā)展與支持的領(lǐng)域。如果組織得好，會議將得以順利進(jìn)行，最后的結(jié)論性討論將比所有其他會議部分都好。但是如果組織不好，就會失敗。

1、在整個會議中最恰當(dāng)?shù)臅r候安排會議

通常，第一位主要發(fā)言人發(fā)言后比較合適。因?yàn)檫@時與會者應(yīng)當(dāng)正滿懷希望——現(xiàn)在他們有了個共享知識平臺，而且正受到鼓舞，想在這個問題上發(fā)言以占有一席之地。

2、確保這個議程的時間長度合適

如果時間太短，與會者也許才剛開始涉及問題。如果時間太長，與會者也許會覺得進(jìn)展過于緩慢，時間都浪費(fèi)掉了。時間要不長也不短，恰到好處!

3、考慮多少人參加最合適

只有在有足夠的人出席，發(fā)表代表性意見成為可能時，此會議才會最有效。反之，過多的人參加會議會使議程形式化，許多人也許會覺得他們沒有機(jī)會去發(fā)表自己的看法。

4、明確會議目標(biāo)

為每位會議代表在他們的文件袋中準(zhǔn)備一份活動清崴指出您希望他們討論什么，將以何種形式匯報(bào)既定討論結(jié)果。

5、提供必要的設(shè)備

應(yīng)當(dāng)各有活頁紙、紙夾、拍紙簿、鋼筆，也許還應(yīng)當(dāng)各有投影儀(還要記得準(zhǔn)備空白幻燈片)或是錄機(jī)。

6、安排一位主席或是總結(jié)發(fā)言人來掌控全程

最好是能預(yù)先指定人選。這樣可以節(jié)省時間，因?yàn)槿绻c會者并沒有事先對哪位來承擔(dān)這個任務(wù)達(dá)成共識(如果與會者互不相識，任務(wù)就更艱巨了)，將浪費(fèi)許多寶貴的時間。如果您已經(jīng)知道某人有能力做主席、已經(jīng)被事先通知、并且同意承擔(dān)這項(xiàng)任務(wù)，您也可以有把握組織好會議。主席的任務(wù)就是要保證討論不脫離正題，能夠達(dá)到會議目標(biāo)的要求?？偨Y(jié)發(fā)言人的工作是總結(jié)討論的結(jié)果，按照要求以口述或是書面形式(也許兩種形式都需要)來演示成果。

7、用一些刺激手段來引發(fā)討論，例如一小段錄像

用些這類的刺激性手段將幫助與會者打破沉默(他們也許以前互不相識)，縮小討論范圍，激發(fā)成員發(fā)表各自的觀點(diǎn)。房間布置要保證能夠進(jìn)行最大規(guī)模的討論。成排布置的演講室將不會達(dá)到您希望達(dá)到的互動效果。以馬蹄型圍坐或是以環(huán)型圍坐都會對與會者有所鼓勵，使他們覺得受到了平等的對待。

8、使討論結(jié)果有機(jī)會得以反饋

全體會議中較傳統(tǒng)的反饋方式是由匯報(bào)者發(fā)言。然而，如果組織不好，結(jié)果將相當(dāng)乏味。此如說，令人失望的發(fā)言人長篇累牘地匯報(bào)他們的發(fā)現(xiàn)——通常只是他們自己的意見而不是整個工作組的意見。有下列方法可供選擇：——規(guī)定與會者將個人想法寫在活頁紙或是系列拍紙簿上，以供檢查（要說明張貼的地點(diǎn))；——只對有限的問題面向全體進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)(也許僅就一個話題)；——會后提交包含討論結(jié)果的文章，或是可能有會議網(wǎng)站能提供論土來鼓勵與會者，使他們能夠持續(xù)討論。