想要成功策劃舉辦一場展會活動并沒有想像中的那么簡單，最起碼你要知道一場展會活動需要哪些步驟來完成，今天，成都展會活動策劃公司小編帶大家來了解一番，一場成功的展會活動，需要經(jīng)歷這13個步驟。

第1步：了解展會情況收集資料

與主辦單位取得聯(lián)系，對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。

第2步：確定展位

展臺的位置由主辦者全盤規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺的位置，或者是以展位費的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇。人潮流量最高的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區(qū)，總之，越早將參展申請表格遞交給大會主辦者，越容易得到好的位置。

根據(jù)自身需要與主辦方聯(lián)絡溝通后，填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認之后，您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到好的位置。

第3步：做好費用預算

參展費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車長途車費、市內(nèi)交通費、食宿費、必要的設備、租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。做參展經(jīng)費預算時，還要加上總費用的10%，作為不可預見費用的支出。

第4步：確定展位裝修方案

展臺一般分為三種形式，一種是標準展位，一種是改裝后的標準展位，最后一種是在光地上搭建起來的特裝展位。根據(jù)實際需要和預算確定裝修方案。

第5步：租用申請及活動申請

大多數(shù)參展商會有各種臨時租用物品的需要，這里包括桌、椅、柜子、沙發(fā)、電話線、網(wǎng)絡接口等，還有如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等，您一定要在參展申請表格中加以說明、特別強調(diào)，在收取一定的費用后，大會主辦者會安排提供這些服務。

一般的展會都會有同期舉行的各種技術(shù)研討會、交流會、新聞發(fā)布會等，這些活動說明都在《參展商手冊》中詳細列出，您可以根據(jù)實際需求填寫表格報名參加，收費的活動在您交納規(guī)定費用后將由主辦方確認。另外您需要自己舉辦一些現(xiàn)場活動和會議活動，也需要將活動方案和預定的會議室提前報給主辦方，得到許可后才可執(zhí)行。

第6步：制定宣傳計劃

展會一般都會提供各種廣告服務為您更好的宣傳企業(yè)，所以要在開展前就制定好展前、展中及展后的宣傳計劃。

展前宣傳幾個途徑

（1）展會出版的《會刊》，這里可以免費列入每個參展單位的名稱、地址、電話、聯(lián)系人、甚至產(chǎn)品介紹，如果有可能還可以付費刊登廣告，這是展覽會的重要一環(huán)而不可忽視，它是展覽會的延續(xù)。

（2）通過網(wǎng)絡媒體和其他新聞媒體發(fā)布參加展會的新聞，介紹企業(yè)在展會上的新動態(tài)亮點，吸引潛在客戶來展會上參觀你的展位。

展中宣傳的幾個途徑

（1）醒目、獨特的展臺設計是吸引觀眾眼球的好方法。

（2）派發(fā)一些小禮物和舉辦一些現(xiàn)場小活動也是很好宣傳手段。

（3）與主辦方租賃展場內(nèi)外的實體廣告位更是奪人耳目，一般有氣球條幅、氣球門、墻體廣告、戶外廣告牌、廣告旗桿、室外三角立牌、燈箱廣告牌等。

（4）召開產(chǎn)品發(fā)布會、新聞發(fā)布會等，舉行各種活動展演。

展后宣傳的幾個途徑

（1）收集展會來訪者信息做回訪。

（2）撰寫參展效果和報告新聞發(fā)布在新聞媒體上。

第7步：資料展品的準備和運輸

參加展覽會之前您要準備足夠的宣傳資料，包括名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、產(chǎn)品價格清單，其使用量往往會超過您的預料，所以要做好充分的準備工作。

展品的運輸在主辦方提供的《參展商手冊》中有明確的規(guī)定，里面有展品運輸?shù)奶嶝涁撠熑说男彰褪肇浀刂?，您可以按此將展品提前運往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理，運輸代理提供門到展位到門的服務。

第8步：預定行程和住宿

一般參展人員需要提前1~3天到達展場所在城市，展會結(jié)束的第二天離開，所以您可以根據(jù)展會的時間來確定往返行程。主辦方一般會提供代訂回程票的服務。

在主辦方提供的《參展商手冊》中會有會務接待方面的介紹，里面會為您提供幾家到幾十家不同檔次的酒店，一般比門市價格低很多。很多展會也會開通從酒店到展場的免費班車接送，這樣會節(jié)省不少時間和費用。

另外如果您有考察游覽的需求，也可以提前與主辦方提出，一般主辦方會根據(jù)客人的需要提供個性化服務。

第9步：交納所有費用

按照提交給主辦方的預定租賃表格向指定帳戶交納所有預租費用，將展位費的剩余部分結(jié)清，一般展會主辦方均要求在開展前一個月結(jié)清所有展位費用。主辦方將在開展時提供發(fā)票。

第10步：領取證件

參展人員報到時，大會主辦者會提供參展商證，一般一個標準展位提供2-3個參展證。這也是通行證，在整個布展、展覽和撤展期間有效。入場券大會主辦者視展位面積的多少分配給每個參展單位一定數(shù)量的展覽入場券甚至開幕式請柬，這給您提供了聯(lián)系客戶和關系單位的機會，您可以列出名單，將入場券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請他們前來參觀和見面。

第11步：布展及清潔

大會組織者通常會給布展留出足夠的時間，大會展覽會的布展時間為2-3天，并且可以在正常工作時間之外加班施工。步展前請施工單位嚴格按照《參展商手冊》上的規(guī)定提交材料報批，并交納相關管理費用等。

大會免費提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛(wèi)生，但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負責。

第12步：開展

所有的準備工作完成后，您可以有條不紊的實行展示計劃。如果現(xiàn)場遇到突發(fā)事件，需要立即聯(lián)絡主辦方設立的現(xiàn)場辦公室和場館負責人，他們的聯(lián)系方式在《參展商手冊》中有詳細說明。

展臺的工作人員要詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理答復，一旦應承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心；每天將潛在商機及顧客資料送回公司，以便即時處理及回應。

第13步：撤展

展會的最后一天下午一般為撤展時間，根據(jù)撤展速度而定，一般都可以延長至晚22點。

參展商辦理退回所租設備手續(xù)并經(jīng)確認后取回押金，之后辦理物品出館手續(xù)即可出館