一般會議準(zhǔn)備工作包括如下內(nèi)容：
　　（1）安排會議議題；
　?。?）確定會議步驟（包括議程、程序和日程）；
　　（3）確定與會人員；
　　（4）確定會議時間；
　　（5）辦理會議報批手續(xù)；
　　（6）簽發(fā)會議通知；
　?。?）準(zhǔn)備會議文件和材料；
　?。?）選擇和布置會場；
　?。?）排列座次；
　?。?0）妥善安排后勤服務(wù)事宜；
　?。?1）做好新聞發(fā)布工作；
　?。?2）進(jìn)行全面的會前檢查。
　　案例1：
　　西北某公司根據(jù)市里關(guān)于加快招商引資的指示，準(zhǔn)備召開一個大型的招商引資洽談會，你做為此次會議的主要籌備人員，將如何確定此次會議的主題和會議議程。
　?。?）明確會議要研究解決的問題、達(dá)到的目的；
　?。?）要有切實的根據(jù)并要結(jié)合本單位的實際情況，有明確的目的；要以市領(lǐng)導(dǎo)的指示為依據(jù)，根據(jù)本單位資金、人才、技術(shù)的實際情況，達(dá)到資源的優(yōu)化配置；
　　（3）報請領(lǐng)導(dǎo)審批；
　?。?）確定會議議程要根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會議主持人。
　?。?）根據(jù)會議的主題，確定發(fā)言人；
　　（6）圍繞主題，確定討論題目和討論方式；
　?。?）根據(jù)目的，寫好總結(jié)。
　　案例2：
　　某公司將舉行一次上千人的總結(jié)表彰大會，會期半天，請問該公司的秘書應(yīng)如何選擇合適的會址。
　?。?）選擇大小適中適中的會場，該次會議人數(shù)眾多，需選擇會談、禮堂或體育場館等場所；
　　（2）選擇遠(yuǎn)近適當(dāng)?shù)臅?，該次會議人數(shù)多、會期短，應(yīng)首先考慮交通是否便利；
　?。?）選擇環(huán)境適合的會場；
　?。?）選擇設(shè)備齊全適用的會場。
　　案例3：
　　你所在的公司將與國外某企業(yè)舉行商務(wù)會談，總經(jīng)理安排你負(fù)責(zé)此次會談的準(zhǔn)備工作，請你考慮此次會談的性質(zhì)并對會談準(zhǔn)備計劃的內(nèi)容進(jìn)行模擬設(shè)置。
　?。?）此會談屬事務(wù)性會談，涉及業(yè)務(wù)商談。
　?。?）準(zhǔn)備計劃設(shè)置如下：
　?、?主動通知會談的時間、地點(diǎn)；
　?、?了解對方抵達(dá)方式，提出接送方式；
　　③ 準(zhǔn)備會談場所、物質(zhì)資料、信息資料；
　?、?對客方的背景、習(xí)俗、禁忌、禮儀特征進(jìn)行了解；
　　⑤ 做好必要的文字資料工作準(zhǔn)備。

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