會(huì)議公司在策劃會(huì)議時(shí)，除了在會(huì)議規(guī)格和亮點(diǎn)上尋找突破外，不應(yīng)忽視會(huì)議的小細(xì)節(jié)。它往往是一個(gè)成功的會(huì)議，體現(xiàn)在小細(xì)節(jié)上，使與會(huì)者感到舒適和尊重。那么，組委會(huì)和會(huì)議公司要想成功舉辦會(huì)議策劃，需要注意哪些小細(xì)節(jié)？

將會(huì)前準(zhǔn)備階段的總體控制、總體協(xié)調(diào)和總體安排，簡(jiǎn)單理解為成立會(huì)議組委會(huì)，對(duì)會(huì)議進(jìn)行全面管理、監(jiān)督和跟蹤。

會(huì)前材料的準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、印刷和組裝。會(huì)前資料可以是會(huì)議組織者的介紹或會(huì)議日志，使來(lái)賓系統(tǒng)可以通過(guò)多種渠道了解會(huì)議和組織者的信息。

會(huì)議邀請(qǐng)。對(duì)于貴賓，必須用紙質(zhì)邀請(qǐng)函來(lái)表示組委會(huì)對(duì)貴賓的尊重和誠(chéng)意。其他參會(huì)嘉賓可通過(guò)電子邀請(qǐng)函進(jìn)行邀請(qǐng)。一是便于登記統(tǒng)計(jì)，二是有利于二次溝通共享，為會(huì)議前期的宣傳造勢(shì)，擴(kuò)大會(huì)議本身的影響力。

找一家可靠的會(huì)議服務(wù)公司進(jìn)行合作，負(fù)責(zé)會(huì)議的定位、策劃、落地和營(yíng)銷(xiāo)，大大減輕組委會(huì)的工作量，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)組織做專(zhuān)業(yè)的事情，確保會(huì)議***落地。

確定演講人、演講主題和演講風(fēng)格。組委會(huì)要及時(shí)協(xié)調(diào)前期工作，完善演講稿，做到演講內(nèi)容翔實(shí)、語(yǔ)體有趣、不冷場(chǎng)。

根據(jù)主辦方的預(yù)算控制，VIP客人可以接機(jī)，其他人員可以根據(jù)請(qǐng)柬導(dǎo)航自行前往酒店，或者，如果預(yù)算足夠，統(tǒng)一接機(jī)。

酒店入住和客房分配。為了避免大家的選擇，可以通過(guò)在線技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子報(bào)表和房間分配系統(tǒng)。對(duì)于特殊VIP，可提前實(shí)現(xiàn)客房分配制度。

活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置的核心是場(chǎng)地要簡(jiǎn)潔大氣。當(dāng)然，如果預(yù)算足夠，就要大膽，有較好的經(jīng)驗(yàn)效果；要有三點(diǎn)計(jì)劃，七點(diǎn)落實(shí)，落實(shí)要注重細(xì)節(jié)。而且，每個(gè)環(huán)節(jié)都要有計(jì)劃，特別是舞臺(tái)區(qū)。照明、音響、LED顯示屏均為電子設(shè)備，與電源密切相關(guān)，必須做好突發(fā)停電、撞車(chē)等應(yīng)急預(yù)案。

會(huì)議期間要做好會(huì)議接待工作，如會(huì)場(chǎng)指導(dǎo)、午餐晚餐安排、旅游學(xué)習(xí)安排等。我們應(yīng)該在每一個(gè)環(huán)節(jié)上都盡量小心，不要給客人一種孤獨(dú)感，這樣才能保證會(huì)議的滿(mǎn)足感和價(jià)值感，活動(dòng)結(jié)束后，大部分組委會(huì)將***宣傳報(bào)道?；顒?dòng)結(jié)束后也要給客人提供一種關(guān)懷，同時(shí)也容***現(xiàn)活動(dòng)中的一些不足，從而引導(dǎo)下次會(huì)議更加。