所謂會議策劃，就是一個資源整合和配置的過程，是在控制會議風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，使會議取得***效果的。要開一個好的會議，風(fēng)險(xiǎn)控制應(yīng)該及早進(jìn)行。會議中最可能出現(xiàn)的錯誤是在不同的會議階段有不同的表現(xiàn)。例如：

一、會前準(zhǔn)備：會議主題、日程安排、任務(wù)分配不明確，與會人員目標(biāo)不明確，與會人員準(zhǔn)備不充分。

二、會議開始：會議程序過于復(fù)雜冗長，主持人能力有限，主題隨意變化，與會人員水平參差不齊。

三、會議進(jìn)展：會議討論被動、枯燥，甚至超出議題范圍，會議進(jìn)程緩慢，往往表現(xiàn)為沒有決定。

四、會議紀(jì)要：會議效果不明顯，工作安排不針對性強(qiáng)，沒有明確的會議紀(jì)要。

五、跟蹤實(shí)施：往往已經(jīng)結(jié)束，沒有及時有效的跟蹤工作和信息反饋。會議本身是一種非常重要的管理工具和手段。通過會議計(jì)劃，我們可以嚴(yán)格檢查會議的所有細(xì)節(jié)。與項(xiàng)目管理一樣，需要持續(xù)的監(jiān)控、調(diào)整和跟蹤，以確保項(xiàng)目及時、順利完成。例如，會議籌備的策劃包括會議目標(biāo)的確定、與會者的選擇、會議時間的選擇、會議地點(diǎn)的選擇、會議議程的制定、會議通知的分發(fā)等。

不僅如此，場館布局檢查的***、預(yù)約會議地點(diǎn)的***考慮事項(xiàng)、簽訂書面合同時的注意事項(xiàng)、營造良好會議氛圍的技巧、會議管理人員的分組、與會者分組注意事項(xiàng)、會議證件的制作，會議紀(jì)念品、獎品的準(zhǔn)備、會議花名冊的編制、會前24小時的驗(yàn)收項(xiàng)目在會前12小時檢查工作規(guī)則、會議項(xiàng)目的名稱和準(zhǔn)備細(xì)節(jié)是非常重要的。