一個會議，派誰去不派誰去、要誰來不要誰來、派幾個人去、要幾個人來,這些問題不是由某一個人隨意決定的，應(yīng)經(jīng)過領(lǐng)導們的研究或群眾的推舉。因為代表單位(或群體)去參加會議其實就是去工作，是件嚴肅的事情。

那么如何最終確定與會人員的名單及人數(shù),讓最合適的人選前來參會？以下方法可供參考。

1、明確參會對象的范圍 

通知中要明確列出必須參加會議的單位，那些可參加可不參加的單位,不應(yīng)列入?yún)⒓拥姆秶?。否則,會場將人多嘈雜,這不僅會增加會議接待的壓力，同時也會增加會議開支。

2、明確參會對象的職務(wù)或級別 

對參會人員的職務(wù)和級別有何具體要求，要在會議通知中明確寫清楚，只有這樣，受邀單位才能派出最合適的人選前來參加會議。比如,有的會議要求必須正職干部才能出席，而有的會議只需分管的業(yè)務(wù)人員參加即可。在會務(wù)接待方面,會務(wù)組織者據(jù)參會人員的不同職務(wù)和級別有區(qū)別地安排接待和服務(wù)工作。

3、明確參會對象的身份 

應(yīng)邀前來開會的與會者，其身份有正式成員和列席成員、旁聽成員和特邀成員四種。一方面,參會代表身份不同,在會議期間行使的權(quán)利就不同，所以要讓參會者明確自己的參會身份，好讓他們正確地行使自己的權(quán)利；另一方面，會議的組織者和主持人也應(yīng)清楚其身份，以免影響會議的表決結(jié)果。這點對于決策性的大會尤為重要。

4、參會對象要有代表性 

這是指應(yīng)邀前來參會的對象，其觀點是否能代表某一部分人的觀點，其意見是否代表了某一部分人的意見，他能不能代表這一部分人的利益并為他們說話，這是關(guān)乎會議能否真正發(fā)揚民主、集思廣益的關(guān)鍵因素。