事前，先與對(duì)方的聯(lián)系人敲定具體的到達(dá)時(shí)間和地點(diǎn)，安排與客人的級(jí)別相等或相似的同級(jí)人員前往接待，安排好交通工具，并估計(jì)在約定時(shí)間到達(dá)之前前往機(jī)場(chǎng)或者車站留足路上所花的時(shí)間，爭(zhēng)取在客人到達(dá)之前十五分鐘到達(dá) 事中，接到人后簡(jiǎn)略的寒暄、介紹（主次要分）、握手（摘帽和手套）、并帶至交通工具旁拉門，視情況按客人的身份安排位置，以后排右座為尊。在車上注意談話話題調(diào)節(jié)氛圍，可適當(dāng)放些輕音樂做背景，解除客人的旅途疲勞。話題主要以問候、或者是談?wù)摦?dāng)?shù)氐木皡^(qū)、風(fēng)俗、美食等。
事后，在到達(dá)目的地后，陪同人員可帶客人到安排的住所適當(dāng)休息，并告知相關(guān)日程或者議程，如果是短程會(huì)見，則可直接帶至辦公場(chǎng)所。如果會(huì)見有安排觀光項(xiàng)目，還要注意后續(xù)的安排。 好久沒再上秘書這門課了，所以有些更詳細(xì)的都不怎么記得了，回頭叫學(xué)生再拿那本書來翻翻看有沒有補(bǔ)充的先了。希望對(duì)你有一點(diǎn)點(diǎn)幫助。 記得微笑：）

會(huì)議流程要怎么寫？

1、邀請(qǐng)與會(huì)者
(1)考慮與會(huì)者在一個(gè)小組中如何工作。
(2)排定會(huì)議時(shí)間要考慮旅行時(shí)間。
(3)如果有人不能出席，就重新安排會(huì)議。
(4)議程的每個(gè)項(xiàng)目旁列出發(fā)言者的姓名。
2、編排議程
避免在情緒低落時(shí)段開會(huì)。
保證將議程的任何改變都通知會(huì)議主席。
議程應(yīng)盡可能簡(jiǎn)短，試將議程限于一頁(yè)紙。
盡早討論最重要的問題，此時(shí)與會(huì)者最精神。
3、構(gòu)想議程
議程應(yīng)包括會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)和目的等細(xì)節(jié)。
目的明確。
全體與會(huì)者需要確切知道會(huì)議對(duì)他們的要求。
把類似的議題放在一起，分配給每一項(xiàng)議程的時(shí)間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序。
無人會(huì)介意提早結(jié)束會(huì)議，但是會(huì)議超過預(yù)定時(shí)間會(huì)令人不快。
4、分發(fā)議程（議程草案和最終議程）
決定需要在會(huì)上提出的問題。
將議程初稿發(fā)給全體與會(huì)者，征求他們關(guān)于項(xiàng)目的建議。
將建議匯總到下一草案中。
重新在全體與會(huì)者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。
5、確定地點(diǎn)

不同類型的會(huì)議需要不同的會(huì)議場(chǎng)所，正確選擇會(huì)議場(chǎng)所才能達(dá)到最佳的會(huì)議效果。




6、安排座位
會(huì)議的管理者應(yīng)該根據(jù)不同的會(huì)議目的采取不同的座位安排方式。
一對(duì)一形式。這種安排座位的形式適用于小型會(huì)議。
在召開正式會(huì)議的時(shí)候，會(huì)議安排者應(yīng)該根據(jù)與會(huì)者的級(jí)別和商務(wù)禮儀的規(guī)范分別安排就座。例如，如果會(huì)議室的桌子是長(zhǎng)條型的，那么短邊最靠里的位置是最尊貴的位置，應(yīng)該把最重要的與會(huì)者安排在此位置上。一般會(huì)讓老總坐在這個(gè)位置上，秘書一定要安排在老總的右手邊。
運(yùn)用策略安排座位
會(huì)議主席的位置決定了其他座位的意義。一個(gè)會(huì)議里往往會(huì)有幾種人，有支持者，有反對(duì)者，還有觀望者。合理安排這三種人的座位，可以幫助達(dá)到會(huì)議的目的。
對(duì)于有爭(zhēng)議的會(huì)議，盡量避免安排觀點(diǎn)相反和觀點(diǎn)相近的人相鄰而座，還可根據(jù)你了解和分析的與會(huì)人對(duì)所要討論問題的觀點(diǎn)規(guī)劃座位。此外，與與會(huì)者會(huì)議中的目光接觸也很重要，誰與誰會(huì)進(jìn)行正面目光接觸，就相應(yīng)安排他們相對(duì)而坐。
7、會(huì)議用品
會(huì)前應(yīng)檢查會(huì)議場(chǎng)所相關(guān)用品是否準(zhǔn)備妥當(dāng)，它們包括：
茶具；休息室、吸煙處；停車位；資料；通訊設(shè)備；書寫用品
參考資料來源：百度百科-會(huì)議的流程管理