1.列出可供選擇的清單。必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設計的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便于各個場所的比較和選擇。
2.選擇合適類型的場所。選擇適合的會議場所，必須依據(jù)當?shù)乜商峁┑臅h資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數(shù)、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。
酒店:(按類型劃分)
商務型酒店：這類酒店無論在外部設計，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上(有特定的商務樓層)，一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。
度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設計、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當?shù)靥厣?，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。
(按地點劃分)
位于市中心：在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離(包括交通是否擁擠)。如果與會者來自國內(nèi)或本地區(qū)，那麼選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。有些酒店被公認為服務一流，良好的口碑常使酒店成為會議籌劃者的首選會議場所。
3.會議類型與場所的搭配。舉辦培訓活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設施的成人教育場所(公司的專業(yè)培訓中心或旅游勝地的培訓點)。研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境(培訓中心或其他寧靜場所最為適合)。學會年會的地點選擇一般根據(jù)會員的意見來定(一般選在當前最受歡迎的城市，能提供會議服務的酒店)。重大的獎利、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現(xiàn)予以獎勵。對于交易會和新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達會場幾所在城市的交通必須便利。
4.現(xiàn)場參觀注意事宜。在考慮去做現(xiàn)場參觀之前，先檢查一下是否已具備了前提條件：報價方(酒店)接受和同意會議名細表中各項事宜報價房(酒店)應是后選名單中較好的一個對報價(酒店)方擬訂的合同條款基本接受。
5.親臨現(xiàn)場實地考察。對于親臨現(xiàn)場進行考察應注意以下五點：會見能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問題只要可能，一定要在酒店建議的日期去進行參觀。