會議活動策劃方案是在會議召開之前的各個要素做出系統(tǒng)周密的書面安排的策劃文書，屬計劃類公務(wù)文書。會議活動策劃方案一般是為大中型或重要的會議活動所做的預(yù)設(shè)方案，那么，一般會議活動策劃的構(gòu)成要素有哪些呢？

會議活動策劃的主辦者其任務(wù)主要是根據(jù)會議活動策劃的目標(biāo)和規(guī)則制定具體的策劃方案并加以實施，為會議活動提供必要的場所、設(shè)施和服務(wù)，確保會議活動正常進行。

會議活動策劃的主辦一般有以下幾種情況：

（1）由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)主辦在一個管理系統(tǒng)之內(nèi)，負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)和管理職權(quán)的機關(guān)往往需要通過會議活動策劃的方式，宣布決定、傳達(dá)指示、通報情況、布置工作、聽取意見，這時，會議活動策劃的主辦者一般稱為會議活動策劃召集者。

（2）由會議活動策劃的發(fā)起者主辦一些協(xié)作性、交流性的會議活動策劃，主辦者常常由會議活動策劃活動的發(fā)起者擔(dān)任。比如國際性的學(xué)術(shù)會議活動策劃，就是由一個組織發(fā)起并主辦，或由幾個組織聯(lián)合發(fā)起并共同主辦的。

（3）輪流主辦很多合作性和學(xué)術(shù)性組織都要召開經(jīng)常性會議活動策劃或例會，每一個成員單位（包括國家、地區(qū)或非政府組織）都有主辦會議活動策劃的權(quán)利和義務(wù)，輪流主辦會議活動策劃可以使每一個成員單位的權(quán)利與義務(wù)達(dá)到平衡。

（4）通過一定的申辦程序確定一些重大的會議活動策劃活動，由于具有一定的政治、經(jīng)濟等方面的影響，同時也為了提高會議活動策劃的質(zhì)量，于是采取申辦競爭程序來確定主辦者。申辦程序和條件一般要在會議活動策劃規(guī)則中加以明確。

2、會議活動承辦者

承辦者即具體落實會議活動策劃組織任務(wù)的機構(gòu)或個人。一般情況下，會議活動策劃的主辦者即承辦者，有時也有所區(qū)分。

承辦者可以是主辦方內(nèi)部或外部的人選。如果一名內(nèi)部承辦者（主辦會議活動策劃組織中的成員）受命承辦會議活動策劃，他可能在籌備和會議活動策劃期間增加一個不同于本職的頭銜。在一些組織中，這種情況已經(jīng)開始發(fā)生變化，公司會議活動策劃協(xié)會和政府會議活動策劃協(xié)會等團體的建立就是一個證明，這些團體的成員主要負(fù)責(zé)擔(dān)任其組織的會議活動策劃承辦者。

外部承辦者通常是會議活動策劃或相關(guān)行業(yè)中的專業(yè)人士。現(xiàn)在出現(xiàn)了越來越多的提供會議活動策劃承辦服務(wù)的公司。

3、會議活動與會者

與會者即參加會議活動策劃的對象，通常又稱為會議活動策劃成員。與會者是會議活動策劃活動的主體，因而是會議活動策劃成功與否的重要因素。與會的人數(shù)越多，會議活動策劃的規(guī)模越大。會議活動策劃成員一般可分成四種資格，資格不同，其在會議活動策劃中的權(quán)利和義務(wù)也不同。

（1）正式成員即具有正式資格、有表決權(quán)、選舉權(quán)和發(fā)言權(quán)的會議活動策劃成員，也是會議活動策劃活動的主要成員。同時正式成員也必須勝行相關(guān)的義務(wù)。

（2）特邀成員即由會議活動策劃的主辦者根據(jù)會議活動策劃的需要而專門邀請的成員，這類成員的地位較特殊，其在會議活動策劃中的權(quán)利和義務(wù)可由會議活動策劃主辦者或會議活動策劃的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)來確定。

（3）列席成員即不具有正式資格、但有一定的發(fā)言權(quán)、無表決權(quán)和選舉權(quán)的會議活動策劃成員。是否需要列席成員參加會議活動策劃，哪些對象應(yīng)當(dāng)作為列席成員，列席成員參加會議活動策劃中的哪些活動，由組織者根據(jù)會議活動策劃的實際需要來確定。列席成員的人數(shù)一般不超過正式成員。

（4）旁聽成員即受邀請參加會議活動策劃，但不具有正式資格，既無表決權(quán)，也無發(fā)言權(quán)的會議活動策劃成員。旁聽成員一般坐在規(guī)定的旁聽席上。

4、會議活動策劃議題

會議活動策劃的議題是根據(jù)會議活動策劃目標(biāo)確定并提交會議活動策劃討論或解決的具體問題，是會議活動策劃活動的必備要素。舉行會議活動策劃首先要明確為什么而“議”和“議”什么。議題的主要作用是：

（1）為會議活動策劃的目標(biāo)服務(wù)會議活動策劃的目標(biāo)有主次之分，目標(biāo)的主次決定了議題的主次。中心議題必須體現(xiàn)中心目標(biāo)或主要目標(biāo)。不能準(zhǔn)確反映目標(biāo)或者與目標(biāo)無關(guān)的議題必須堅決舍棄。

（2）會議活動策劃發(fā)言應(yīng)圍繞的核心議題是會議活動策劃交流的中心，與會者的報告、演講應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞議題。一個好的議題往往能起到集思廣益的作用。而議題含糊不清，或者角度選擇不當(dāng)，就會造成議事困難，從而影響會議活動策劃的效率。

有時根據(jù)會議活動策劃的需要也可以確定兩個主題。如 2001年11月13日，在中國?？谂e行的“亞太合作論壇”，有兩項主題：“亞太合作在新世紀(jì)的新機遇”和“城市經(jīng)濟發(fā)展與產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整”。

5、會議活動策劃的結(jié)果

會議活動策劃的結(jié)果即會議活動策劃結(jié)束時實現(xiàn)目標(biāo)的程度。會議活動策劃的結(jié)果是會議活動策劃的目標(biāo)、議題、組織形態(tài)以及與會者之間的關(guān)系和力量對比等因素綜合作用的產(chǎn)物。由于會議活動策劃活動受到諸多因素的影響和制約，會議活動策劃結(jié)果可能同目的完全一致，也可能部分一致，有的甚至同最初的目的完全背道而馳。會議活動策劃的結(jié)果通常以文件的形式記載下來，可以歸檔保存，也可以公布、傳達(dá)。

6、會議活動策劃的時間

會議活動策劃的時間即活動起訖時間和時間跨度。會議活動策劃在時間上有長短、緩急、定期與不定期之分。

7、會議活動策劃的地點

會議活動策劃的地點是指舉行會議活動的場所。會議活動策劃的群體性特征決定了活動信息傳遞的當(dāng)面性和實時性，因此，傳統(tǒng)的會議活動策劃形式都是把與會者召集起來進行面對面的信息傳遞和溝通。