根據(jù)參會(huì)人數(shù)、籌備內(nèi)容和接待方式的不同，會(huì)議的組織和禮儀要求也不同。如何掌握會(huì)議的策劃技巧？

會(huì)議通知必須寫(xiě)明召集人的姓名或者組織機(jī)構(gòu)、單位名稱(chēng)、會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)、會(huì)議主題、與會(huì)者、會(huì)議費(fèi)用、應(yīng)攜帶的材料、聯(lián)系方式等，并附收據(jù)，為了確定被邀請(qǐng)人是否參加會(huì)議，如果其他地方的與會(huì)者對(duì)會(huì)議的籌備等有其他要求，還應(yīng)附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿酒店的路線圖。這張路線圖避免了許多向外界問(wèn)路的麻煩

會(huì)議日程安排是會(huì)議每一天會(huì)議活動(dòng)的具體安排。它是人們了解會(huì)議情況的重要依據(jù)。它的形式可以是書(shū)面的，也可以是表格的?？膳c會(huì)議通知一起分發(fā)

會(huì)議地點(diǎn)的選擇應(yīng)根據(jù)與會(huì)者人數(shù)和會(huì)議內(nèi)容。最好符合以下標(biāo)準(zhǔn)：

首先，尺寸要適中。會(huì)場(chǎng)太大，人太少，空座位太多，松散散亂，給與會(huì)者一種壓抑感；會(huì)場(chǎng)太小，人太多，擠在一起，和國(guó)人一樣，既吝嗇，又完全不能把會(huì)議開(kāi)好。因此，英國(guó)首相丘吉爾曾說(shuō)過(guò)：“房間永遠(yuǎn)不要太大，而要只有大小合適的房間?！?/p>

二是場(chǎng)地要合理。歷史上召開(kāi)的會(huì)議，在一兩個(gè)小時(shí)內(nèi)分散開(kāi)，會(huì)議地點(diǎn)可以設(shè)在與會(huì)者集中的地方。對(duì)于一天以上的會(huì)議，會(huì)場(chǎng)應(yīng)盡量靠近與會(huì)人員的住所，避免與會(huì)人員來(lái)回奔波

三是配套設(shè)施齊全。會(huì)議工作人員必須檢查會(huì)場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話(huà)、廣播、錄音等。他們不應(yīng)該認(rèn)為“這次會(huì)像以前一樣順利”，因?yàn)椤吧洗螘?huì)議是從這里開(kāi)的，沒(méi)有問(wèn)題”，否則可能會(huì)造成損失

第四，應(yīng)該有一個(gè)停車(chē)場(chǎng)?，F(xiàn)代社會(huì)“一雙涼鞋一把傘”來(lái)開(kāi)會(huì)的人不多。在會(huì)議成功舉行之前，汽車(chē)和摩托車(chē)必須有停車(chē)位

場(chǎng)館布局包括場(chǎng)館周邊裝飾和座位配置

一般大型會(huì)議，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，現(xiàn)場(chǎng)懸掛橫幅。門(mén)口貼著歡迎和慶祝的標(biāo)語(yǔ)。場(chǎng)地內(nèi)可擺放適當(dāng)、輕松的盆景和盆景。為了使會(huì)場(chǎng)更加莊嚴(yán)，可以在講臺(tái)上懸掛國(guó)旗、黨旗或國(guó)徽、國(guó)徽。茶杯、飲料如需擺放在桌面上，應(yīng)清洗干凈，擺放美觀統(tǒng)一

如果座位的配置和會(huì)議的風(fēng)格、氣氛注意禮賓的順序，主要有以下幾種配置方法：

圓桌類(lèi)型：如果使用圓桌或橢圓形的桌子，這種安排可以讓參與者和領(lǐng)導(dǎo)者一起圍坐在桌子周?chē)?，從而消除不平等的感覺(jué)。此外，參與者可以清楚地看到其他人的臉，因此有利于交流意見(jiàn)。這種形式適合10-20人左右的會(huì)議。座位安排應(yīng)注意客人或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人和陪同人員的面對(duì)面工作，客人的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在南面中心或門(mén)口。企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該坐在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的對(duì)面。同一水平的對(duì)角線應(yīng)相對(duì)

口語(yǔ)：如果用長(zhǎng)方桌，比圓桌更適合會(huì)議

教室類(lèi)型：這是使用最廣泛的形式。適用于傳達(dá)信息和指示的會(huì)議。在這個(gè)時(shí)候，與會(huì)者更多，沒(méi)有必要在與會(huì)者之間討論和交換意見(jiàn)。這種形式的講臺(tái)與觀眾席相對(duì)。主席臺(tái)的座位是根據(jù)人員的位置和社會(huì)地位安排的。座椅在第一排中間，其余按左下右上的原則布置

會(huì)務(wù)組應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)議議題有關(guān)的必要材料，整理后以文件夾形式分發(fā)給與會(huì)人員，方便與會(huì)人員閱讀和發(fā)言準(zhǔn)備。會(huì)前接待禮儀

這是對(duì)準(zhǔn)備階段未考慮或未實(shí)施的地方的補(bǔ)救措施。例如，檢查音頻和視頻、文檔、錦旗等是否準(zhǔn)備好

接待員應(yīng)在學(xué)員到達(dá)前進(jìn)入自己的崗位和工作狀態(tài)。一般接待工作分為以下幾個(gè)崗位

簽到：設(shè)立1-2人簽到臺(tái)。如果要求接待水平高，可以派禮儀小姐來(lái)承擔(dān)。簽到臺(tái)配有刷子、鋼筆和簽到簿。把鋼筆交給客人時(shí)，你應(yīng)該脫下筆套，指著自己，用雙手把鋼筆遞過(guò)來(lái)。如果是毛筆，你應(yīng)該把它蘸上墨水，然后交上來(lái)。簽到簿應(yīng)該更精致，以便保存。如果你需要分發(fā)信息，手應(yīng)該禮貌地交上來(lái)。接待員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者報(bào)告出席人數(shù)

招待員：簽到后，會(huì)議接待人員應(yīng)禮貌地將參會(huì)人員介紹到會(huì)場(chǎng)就座。對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)，先在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自陪同下介紹到休息室，然后在會(huì)議開(kāi)始前幾分鐘在主席臺(tái)就座

接待：參會(huì)人員坐下后，接待人員應(yīng)交茶、毛巾、水果，熱情回答各種問(wèn)題，滿(mǎn)足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)

會(huì)議服務(wù)要穩(wěn)妥、大方、靈活、及時(shí)

a、 倒茶服務(wù)人員要注意每位參會(huì)人員的觀察，做到長(zhǎng)時(shí)間及時(shí)沏茶。輕、快、準(zhǔn)的動(dòng)作是誰(shuí)的？杯蓋的內(nèi)口不應(yīng)接觸桌面，手指不應(yīng)因在北口而與杯蓋碰撞。一般情況下，左手取下后蓋，右手取下用水人，將熱水準(zhǔn)確倒入杯子，不要讓茶碰到桌子或參與者。把杯子放在參與者桌子的右上角。如果操作粗心，出現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)盡快悄悄處理。不要打擾其他人，不要驚慌，來(lái)回奔跑，把參與者的注意力吸引到自己身上。否則，這將是一個(gè)巨大的工作失誤

b、 其他服務(wù)會(huì)議按擬定程序進(jìn)行，會(huì)議應(yīng)緊湊，不得有冷場(chǎng)。要求全體工作人員“起立”，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。比如，會(huì)議的第一項(xiàng)：全體起立奏國(guó)歌。這是立即奏出出國(guó)之歌的聲音。比如，組織人員在宣布大會(huì)榮譽(yù)證書(shū)時(shí)要迅速排隊(duì)，禮儀小姐領(lǐng)著領(lǐng)導(dǎo)離開(kāi)主席席。此外，禮儀小姐將證書(shū)一張一張地遞過(guò)來(lái)，領(lǐng)隊(duì)會(huì)把證書(shū)交給優(yōu)勝者。為使場(chǎng)館內(nèi)活動(dòng)有序，必要時(shí)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行模擬培訓(xùn)，避免場(chǎng)館內(nèi)出現(xiàn)混亂。如果有電話(huà)或者有人想告訴他一些特別重要的事情，服務(wù)人員應(yīng)該找他，跟他說(shuō)悄悄話(huà)。如果你想在講臺(tái)上通知領(lǐng)導(dǎo)，最好用紙條傳達(dá)通知，避免講臺(tái)上無(wú)關(guān)人員頻繁走動(dòng)和耳語(yǔ)，分散與會(huì)者的注意力

c、 做好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備工作。會(huì)議期間，做好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備工作。比如會(huì)后要拍照，要提前安排好場(chǎng)地、椅子等，攝影師要做好拍照準(zhǔn)備。另外，會(huì)后車(chē)輛也要在會(huì)議結(jié)束前妥善安排